ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

ANÁLISIS  DEL CARGO

  Analizar un cargo significa detallar que exige el cargo del ocupante en términos de conocimientos, habilidades y capacidades para desempeñarlo de manera adecuada. El análisis se realiza a partir de la descripción del cargo. Aunque la descripción y el análisis del cargo estén estrechamente relacionados, la diferencia radica mientras en que mientras  la descripción de cargos se concentra en el contenido (que hace el ocupante, cuando lo hace y por qué lo hace) en análisis de cargo buscar determinar cuáles son los requisitos  físicos e intelectuales que debe cumplir el ocupante, las responsabilidades que el cargo le impone y las condiciones  en que debe realizar el trabajo.

    En consecuencias el análisis de cargos se preocupa por las especificaciones del cargo  en relación con la persona que deberá ocuparlo. El análisis  de cargo funciona  como un análisis comparativo  de las exigencias (requisitos) que el cargo impone a la persona que lo ocupa, desde el punto de vista intelectual, físico, de responsabilidades y de condiciones del trabajo. Para que el análisis de cargo tenga una base concreta de comparación se debe fundamentar en factores de especificación. La recolección de datos e información sobre los cargos que se deben describir y analizar puede efectuarla el gerente el ocupante del cargo o un especialista de recursos humanos  que generalmente recibe el nombre de analista de cargos.

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

La descripción de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo, la periodicidad de la ejecución, los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas y los objetivos del cargo. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.

1.      Nombre del Cargo

2.     Posición del cargo en el Organigrama (nivel del cargo, subordinación, supervisión, comunicaciones colaterales)

3.     Tareas o Atribuciones del Cargo (diarias, semanales, mensuales, anuales, esporádicas)

La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial. Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).  Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.  Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la reunión de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama".  

Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se pueden permitir desviaciones individuales.  Un empleado nuevo querrá saber qué se espera de él, y cuando el supervisor se percata de problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles son las funciones que corresponden a cada uno.

La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede emplear su discreción al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus orígenes y posibles medidas correctivas en la línea de productos. En resumen, la descripción de cargos está orientada hacia el contenido de los cargos, es decir, hacia los aspectos intrínsecos de los cargos.

IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Es una actividad de suma importancia para cualquier empresa, trátese de grandes, medianas o pequeñas. El definir claramente lo que concierne a cada cargo existente en la empresa, permite obtener resultados acordes a sus necesidades, optimizando el recurso humano disponible.

BENEFICIOS:

En Selección de Personal: Facilita el proceso de entrevistas, ya que el entrevistador compara la experiencia del candidato con las tareas y responsabilidades que figuran en la descripción y/o manual de funciones. Además, es una ayuda en la búsqueda de personas calificadas.

En el Reclutamiento: Es útil para elaborar anuncios publicitarios ya que es solo sintetizar la descripción del cargo. También, sirve para preseleccionar hojas de vida y crear el banco de recursos de personal.

En Capacitación: La descripción del cargo se emplea en el diagnóstico de necesidades de capacitación, en la planeación de los programas propiamente dichos, en el diseño de carrera administrativa, en las evaluaciones de potencial y en el entrenamiento de las personas en su puesto de trabajo.

En Evaluación del Desempeño: Es una herramienta necesaria para determinar cuáles son las metas que se pueden exigir, definir las normas de rendimiento y establecer si el empleado cumple o no con todas sus obligaciones. Además, se emplea para diseñar el programa de análisis de desempeño para su empresa.

En Sueldos y Salarios: Ayuda a definir la curva salarial. En rediseños de cargos. Se podría utilizar como punto de partida para implementar los cambios pertinentes y hacer el trabajo de una manera más eficiente. Esto puede dar lugar a que se adicionen, omitan o se hagan de modo diferente las tareas y responsabilidades de una descripción a la siguiente. 

MODELO DE ANÁLISIS DE TAREAS

Nombre del Trabajador: Cargo que desempeña:
Lista de Tareas	¿Cuándo y con qué frecuencia se desempeña?	Habilidades, experiencia y conocimientos requeridos	Calidad y cantidad de trabajo	Condiciones en las que se desempeña	¿Dónde se aprende mejor?

EJEMPLO DE UN MODELO DE ANÁLISIS DE TAREAS

Nombre del Trabajador: Martha Pérez Cargo que desempeña: Secretaria II BII
Lista de Tareas	¿Cuándo y con qué frecuencia se desempeña?	Habilidades, experiencia y conocimientos requeridos	Calidad y cantidad de trabajo	Condiciones en las que se desempeña	¿Dónde se aprende mejor?
Contestar llamas telefónicas	Todo el tiempo	Fluidez verbal. Usar léxico y tono de voz agradable	Claridad y precisión en la comunicación	Sitio confortable	En la escuela y oficina
Redactar documentos	Cuando se necesita	Manejo de computadora	Redacción de manera clara y lógica	Solo confortable	En el trabajo
facturar	Cuando se realiza una venta	Conocer los códigos y contenidos	Precisión y exactitud	Solo confortable	En el trabajo
Recibir pedidos	Cuando ocurre	Conocer códigos de productos	Precisión al momento del registro	Solo confortable	En el trabajo

Fuente: Cora Infante (2008)

INSTRUMENTO SENCILLO DE ANÁLISIS DE PUESTO

1-Nombre de la Empresa:

Nombre del empleado:

Puesto analizado:

Supervisor. ¿Por quién?:

Años en la empresa:

2- ¿Cuáles son las principales actividades que realiza en el puesto?:

3- ¿Que actividades extras realiza en su puesto?

4- ¿Qué grado de instrucción requiere para desempeñarse en el puesto?: Bachillerato Técnico Superior Licenciado    Especialista Magister Doctorado

5- ¿Requiere de experiencia  para desempeñarse en su puesto de trabajo? ¿Cuanto tiempo cree que necesita?

INSTRUMENTO ANÁLISIS DE PUESTO

Continuación 

6- Señale con una x sus responsabilidades De personas                                        De equipos De dinero                                            De materiales De procesar información                       De algún proceso
7- Marque con una x el riesgo a que pudiera estar expuesto en su puesto de trabajo. Accidentes Caídas Contaminación Cortaduras Quemaduras
8- Marque con una x. ¿Cómo son las siguientes variables en su puesto de trabajo?
Iluminación	Mala	Regular	Bueno
Ventilación	Mala	Regular	Bueno
Limpieza	Mala	Regular	Bueno
Ruido	Alto	Medio	Bajo
9- Observaciones:

Fuente: Julio Rodríguez (2014)

MÉTODO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACION PARA EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Método	Características	Ventajas	Desventajas
Observación Directa	La participación del analista es activa y la del ocupante es pasiva	Veracidad en los datos Ideal para cargos simples y repetitivos	Costo elevado Debe acompañarse con otras técnicas
Cuestionario	La participación del analista es pasiva y la del ocupante es activa	El ocupante y el supervisor pueden llenarlo conjuntamente	Exige concentración
Entrevista	Ambos tienen participación activa. Se debe acompañar de la observación directa	Posibilidad de dialogar y aclarar dudas	La entrevista mal dirigida puede ocasionar reacciones negativas
Mixto	Ambos tienen participación activa	Permite completar información que con un solo método no se puede lograr	Requiere de mayor preparación

Fuente: Cora Infante (2008)